대통령기록관 도서실 운영 및 이용에 관한 규정

개정 2015.12.21. 대통령기록관 예규 제33호

개정 2020.8.10. 대통령기록관 예규 제57호

타법개정 2021.3.9. 대통령기록관 예규 제58호

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 대통령기록관 도서실(이하 “도서실”이라 한다)의

효율적 운영과 그 이용에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 규정은 대통령기록관 도서실이 소장․관리하고 있는 도서의 관리 및 이용 등에 관하여 적용한다.

제3조(도서실 설치 및 운영) ①대통령기록관의 장(이하 ‘관장’이라 한다)은 대통령관련 도서의 수집․정리․관리 및 이용 등 업무를 처리하기 위하여 대통령기록관내에 도서실을 둔다.

②도서실은 대통령기록관 기록서비스과장(이하 ‘과장’이라 한다)이 관리․운영하고, 과장은 도서실담당공무원(이하 ‘담당공무원’이라 한다)을 지정하여야 한다.

제4조(비치도서의 범위) ①도서실에는 다음 각호의 인쇄․디지털 정보자료(이하 ‘도서’라 한다)를 비치한다.

1. 대통령 관련 국내․외 단행본, 학위논문, 참고도서

2. 대통령기록물생산기관에서 발간하는 간행물

3. 대통령기록관에서 발간하는 간행물

4. 대통령관련 연구에 필요한 각종 도서

5. 대통령학․역사학․문헌정보학 및 기록관리학 등 관련 학문 도서

6. 대통령학 및 기록관리학 등과 관련된 세미나․워크숍 및 컨퍼런스 등 국내외 관련 학․협회 활동을 통해 수집된 도서

7. 도서교환․학술교류 등 협력․협정이 체결된 기관의 도서 및 기증도서

8. 기타 관장이 필요하다고 인정한 도서

제5조(회원가입) 도서실은 대통령기록물 관리기관 및 각종 도서관과 관련된 국내외 학․협회 , 단체 등에 유․무료회원으로 가입하여 활동할 수 있다.

제2장  도서의 수집

제6조(수집방법) 도서의 수집은 구입․교환․수증(受贈) 및 각종 도서관 등 관련기관의 회원가입을 통한 획득 등의 방법으로 한다.

제7조(구입) ①도서는 관․내외 이용자와 대통령기록관 직원의 추천․신청 및 관장이 필요하다고 인정하는 도서 중 예산의 범위 안에서 구입한다.

②도서는 분기․반기 등 정기적으로 구입하는 것을 원칙으로 하되, 최신성 및 시급성에 따라 즉시 구입할 수 있다.

제8조(교환 및 수증) ①담당공무원은 도서를 국내외 도서관, 연구․교육기관, 기업체 및 공공기관 등과의 교환관계를 통하여 수집하도록 노력하여야 한다.

②담당공무원은 국내외 학․협회, 유관기관 및 개인에 대하여 도서의 기증을 요청하여 수집할 수 있다.

③기증받은 도서에는 기증자의 요구가 있을 때에는 기증자의 이름과 기증 연월일을 기재할 수 있다.

④관장은 기증하려는 자의 도서가 도서실의 소장 도서로 적합하지 않거나 필요이상의 복본 및 훼손 등으로 이용할 수 없다고 판단되는 경우에는 기증을 받지 않을 수 있다.

제9조(개인문고 설치) ①관장은 대통령 및 그 보좌․자문 및 경호기관에서 근무했던 자 등이 도서실에 개인문고를 설치하는 것을 조건으로 도서를 기증하고자 하는 경우에는 개인문고를 설치할 수 있다.

제10조(납본) ①대통령기록관 소속 각 부서의 장은 소관 업무와 관련하여 간행물을 발간할 경우에는 발간일로부터 10일 이내에 도서실로 2부를 송부하여야 한다.

②대통령기록관 기록수집과장은「공공기록물 관리에 관한 법률」제22조제2항에 따라 송부 받은 간행물 중 2부를 도서실에서 이용될 수 있도록 하여야 한다.

제3장 도서의 정리

제11조(등록 및 대장관리) ①수집된 도서는 도서관리시스템에 서지정보를 입력함으로써 등록된다.

②도서의 등록대장과 대출대장은 도서관리시스템의 서지DB 레코드로 한다.

③도서는 장서인, 측인 등을 사용하여 대통령기록관 소장표시를 한다.

제12조(분류 및 편목) ①도서의 분류는 한국십진분류법(KDC)을 적용하되, 유형 및 주제에 따라 도서실 자체 분류표를 작성․적용할 수 있다.

②서양서의 편목은 영미목록규칙 제2판 개정판(AACR2R)을 준용하고, 동양서는 한국목록규칙 제4판(KCR4)을 준용한다.

③동양서 및 서양서의 체계적인 주제적 정보조직을 돕기 위해 미국의회도서관 주제명표목표(LCSH)를 준용한다.

④서지 DB구축 시 서양서인 경우 MARC21 포맷을, 동양서인 경우 KORMARC(한국문헌 자동화 목록 형식-통합서지용 통합본, KSX6006-0)을 적용한다.

제13조(청구기호) ①청구기호는 별치기호, 분류기호, 저자기호, 복본표시 등으로 이루어진다.

②별치기호는 도서의 유형 및 주제, 기증 및 소장위치 등의 구분을 위하여 표기한다.

③저자기호는 동양서인 경우에는 “리재철저자기호표”를, 서양서인 경우에는 “Cutter Sanborn 저자기호표”를 사용한다.

제 4 장 도서의 관리

제14조(도서관리시스템 및 장비구축) 도서를 효율적으로 분류․편목 및 이용하기 위하여 도서관리시스템, 홈페이지, 각종 정보관리시스템 및 관련 장비 등을 구축․운영하여야 한다.

제15조(도서관리시스템 등 점검 및 유지보수) ①담당공무원은 도서관리시스템 등 각종 정보관리시스템이 효율적이고 안정적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비를 주기적으로 점검하여야 한다.

제16조(서가배치) 도서는 단행본, 참고자료, 통계자료, 간행물, 정기간행물, 일간지 등의 서가로 구분하고, 제13조 따른 청구기호 순으로 배열한다.

제17(제본) 구독하는 정기간행물 중 장기보존가치가 있다고 판단되는 간행물은 책자형태로 제본하여 소장할 수 있다.

제18조(장서점검) 담당공무원은 도서의 효율적인 관리를 위하여 연 1회 장서점검을 실시하여야 한다. 다만, 관장이 추가로 실시할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 추가로 실시할 수 있다.

제19조(제적 및 손실) 도서의 최신성 유지와 서가공간의 효율적 활용을 위하여 다음 각호에 해당되는 도서의 경우에는 제11조에 따른 등록대장에서 삭제하는 방법으로 제적할 수 있다.

1. 장서점검결과 2년 이상 경과되어도 발견되지 않는 도서

2. 발행한 후 1년 이상이 경과한 시사․교양관련 간행물 및 신문류

3. 구독하는 정기간행물 중 제본대상이 아닌 정기간행물

4. 파손 또는 훼손되어 열람 및 대출이 불가능한 도서

5. 파손 또는 훼손되어 제본 및 정리비가 구입가격을 상회하는 도서

6. 도서의 이용 및 소장가치가 현격히 감소하여 더 이상 소장할 필요가 없다고 인정되는 도서

7. 천재지변 등으로 인하여 망실 또는 손실된 도서

제20조(도서의 폐기 및 기증) 관장은 도서의 가치와 서가공간 등을 고려하여 계속 소장할 가치가 없다고 인정되는 도서와 제16조에 의거 제적된 도서는 폐기하거나 수증을 희망하는 기관에 기증할 수 있다.

제 6 장  도서의 이용

제21조(이용) ①도서실의 이용시간은 공무원 근무시간으로 한다. 다만, 관장이 필요하다고 인정하는 경우에는 이용시간을 조정할 수 있다.

②대한민국에 주소를 둔 개인 또는 단체(이하 ‘이용자’라 한다)는 누구나 도서실을 이용할 수 있다.

③서가운영은 개가제로 하며, 이용자는 도서를 자유롭게 열람할 수 있다.

④이용자가 도서를 열람하기 위하여 도서실을 출입하고자 할 때는 필기도구를 제외한 개인 소지품은 사물함에 보관하여야 한다.

제22조(대출자격) ①다음 각호에 해당하는 자(이하 ‘대출자’라 한다)는 도서를 관외대출 할 수 있다.

1. 대통령기록관 소속 공무원

2. 상호대차 협정기관의 임직원

3. 도서회원에 가입한 개인 또는 단체

4. 유관기관, 연구업무 공동수행 기관 및 기타 관장이 인정한 자

제23조 (도서회원제 운영) ①도서실은 개인 및 단체를 도서의 관외대출을 통한 이용활성화와 정책고객 등을 확보하기 위하여 도서회원제를 운영할 수 있다.

②도서의 관외대출을 희망하는 이용자는 별지 제1호서식에 의한 도서회원가입신청서를 작성․제출하여야 한다.

③도서 회원증은 별지 제2호와 같으며, 도서대출용으로 본인만 사용하도록 한다.

제24조(대출) ①도서의 대출은 1인 1회 5권(종)이하로 하며 총 5권을 초과할 수 없다.

②대출기간은 14일 동안이며, 1회에 한하여 7일간 연장할 수 있다. 대출기간을 연장하고자 하는 경우에는 반납예정일까지 온라인, 전화 또는 직접방문 등의 방법으로 연장신청을 하여야 한다. 다만, 제3항에 따라 당해 도서에 대한 대출예약자가 있는 경우에는 그러하지 아니한다.

③대출 중인 도서를 특정 이용자가 대출을 희망하는 경우에는 대출예약을 할 수 있으며, 이때 다른 이용자에 대한 대출을 제한할 수 있다.

제25조(대출의 제한 및 정지) ①담당공무원은 다음 각호의 어느 하나에 해당되는 경우에는 대출을 제한하여야 한다.

1. 이용자가 제26조제1항의 규정을 위반한 경우

2. 정리 중인 도서

3. 귀중도서(고서, 희귀본 등)

4. 참고자료(서지류, 사전류, 도감류, 고가도서 등)

5. 정기간행물(신문, 잡지 등)

6. 비도서자료(CD-ROM, Video-Tape, Cassette-Tape 등)

7. 기타 관장이 대출제한이 필요하다고 인정하는 도서

②담당공무원은 제24조에 따른 대출기간을 위반한 이용자에 대해서는 ‘연체일수 × 책권수’ 기간 동안 대출을 제한할 수 있다.

제26조(도서실 질서유지) ①이용자는 다음 각호의 사항을 준수하여야 한다.

1. 열람 중인 도서를 무단으로 도서실 밖으로 반출하여서는 아니 된다.

2. 도서․비품 및 시설물이 오손 또는 훼손되지 않도록 하여야 한다.

3. 도서실에서 흡연․잡담․음주 및 휴대폰 사용 등 타인의 열람에 방해가 되는 행위를 하여서는 아니 된다.

4. 기타 도서실 열람질서를 문란하게 하는 행위를 하여서는 아니 된다.

②담당공무원은 이용자가 제1항제1호부터 제4호까지의 규정을 위반한 이용자에 대해서는 열람, 복사중지 또는 퇴실 등 적절한 조치를 하여야 한다.

제27조(상호대차) ①상호대차란 기관 간의 협정에 의하여 각 기관 소장도서의 공동이용을 위해 상호 열람 및 대출을 하는 것을 말한다.

②상호대차 협정대상 기관은 협약 체결 기관인 한국교육학술정보원, 경기도사이버도서관으로 한정 한다. 단, 대통령기록관장이 협정대상 기관을 추가 지정할 수 있다.

③상호대차 서비스에 따른 발생 비용은 이용 신청자가 부담하도록 한다.

제28조(도서의 반납 및 독촉) ①담당공무원은 대출자가 대출기간이 경과한 후에도 정당한 사유 없이 대출도서를 반납하지 아니하는 경우에는 E-mail, 전화 등 적절한 방법으로 반납 촉구를 하여야 한다.

②담당공무원은 25조 2항의 대출제한기간이 100일을 경과하는 대출자에 대해서는 대통령기록관장에게 보고 하여야 하며, 별지 제3호의 서식에 따라 독촉장을 대통령기록관장 명의로 발송하여야 한다.

③담당공무원의 전항에 따른 노력에도 불구하고 반납받지 못하는 경우에는 적절히 변상을 강제토록 조치한다.

제29조(변상조치) 대출자는 대출 중인 도서를 분실 또는 훼손하였을 때에는 그 사실을 지체 없이 담당공무원에게 통보하여야 하며, 다음 각호의 어느 하나에 해당하는 방법으로 변상하여야 한다.

1. 동일한 도서로 한다.

2. 담당공무원은 제1호에도 불구하고, 동일한 도서로 변상이 불가능하다고 인정되는 경우에는 동일한 도서의 영인본, 동일한 도서 이상의 가치가 있고 주제가 같은 도서로 변상함을 원칙으로 한다.

제30조(도서의 복사) ①담당공무원은 이용자에게 예산의 범위 안에서 도서복사에 필요한 편의를 제공할 수 있다. 다만, 복사의 양이 과다하거나 도서실 운영상 필요한 경우에는 이용자로 하여금 복사용지를 지참하도록 하여야 한다.

②담당공무원은 제1항의 복사 대상 도서를 정부간행물로 제한하도록 한다.

③제1항에 따라 복사의 편의를 제공받은 이용자는 별지 제4호서식에 의한 복사지사용대장에 그 사용내역을 기재하여야 한다.

부     칙<예규 제33호, 2015.12.21.>

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부     칙<예규 제57호, 2020.8.10.>

이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부    칙<예규 제58호, 2021.3.9.>

이 규정은 2021년 3월 9일부터 시행한다.

[ 별지 제1호서식 ]

도서회원가입신청서(제23조 관련)

구 분	□ 기관회원 □ 개인회원 □ 직원회원	대출자번호 (담당자기입)
성 명 (담당자명)		기관명 (직장명)
생년월일		전자우편 (E-Mail)
주 소
전화번호		핸드폰
본인은 귀 도서실의 이용규정을 준수할 것을 서약하며, 위와 같이 도서실의 회원가입을 희망합니다. 년 월 일 신청인 : (서명) 대 통 령 기 록 관 장 귀하

[ 별지 제2호 도서대출회원증 ]

(전면부)

(후면부)

[ 별지 제3호서식 ]

대출도서반납독촉장(제28조 관련)

1. 대출자

○ 주 소 :

(소속)

○ 성 명 :

2. 대출도서 내역

대출일자	등록번호	도 서 명	저 자 명	비 고

귀하께서 대출하신 위 도서의 대출기한(    년  월  일자)이 경과되었으므로,     년   월   일까지 반납하여 주시기 바랍니다.

※ 만일, 대출도서를 분실 또는 훼손하였을 경우에는 도서실로 연락하시기 바라며, 위 기간 내에 반납하지 않을 경우에는 변상 및 대출제한 등의 조치를 할 수 있으니 유념하시기 바랍니다.

※ 담당자 :  0 0 0, 문의전화 : 044-211-2177

201 년    월    일

대 통 령 기 록 관 장

[ 별지 제4호서식 ]

복사용지 사용대장(제30조 관련)

일 자	성 명	복사내역	크 기	매 수	비 고