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대통령기록관 생산지원과 윤정훈 사무관은 이번 제19대 대통령 전자기록물 이관을 총괄했다. 전자문서, 웹, 행정정보데이터세트 등 전자적으로 생산된 다양한 기록물들이 그의 손을 거쳐 대통령기록관으로 이관됐다. 그러나 공공기록물 관리를 윤 사무관 경력의 전부로 보아서는 안된다. 윤 사무관은 2017년 대통령기록관에 입사하기 전에는 다양한 영역의 기록관리 프로젝트를 담당하던 기록관리 전문기업을 경영한 경력도 갖고 있다. 이번 온기 제26호 전문가 인터뷰에서는 다양한 영역의 기록관리를 경험한 윤사무관이 느끼는 민간과 공공기록관리의 차이점, 제19대 대통령 전자기록물 이관과 그 이후의 활용 가능성까지 다양한 이야기를 나누었다.
Q1. 민간영역의 기록관리와 대통령기록관리의 가장 큰 차이는 무엇인가
A1. 민간에서는 민간기업부터 공공프로젝트까지 다양한 영역의 기록관리를 프로젝트 단위로 진행했습니다. 수집, 분류 및 기술, 전시 등 하나의 사업을 담당한 경우도 있고, 한 기관의 기록관리 프로세스를 온전히 설계한 경우도 있습니다. 국가의 재정지원을 받는 모 기관이 기록관리 프로세스 전반을 설계한 적이 있는데, 분류체계부터 전시까지 기록관리의 A부터 Z까지 모든 영역을 진행할 수 있었습니다. 업무의 폭, 범위 등이 공공영역에서 일하는 것보다 훨씬 넓고 다양했습니다. 이에 반해 공공영역 들어와서 일을 하니 업무 분장에 따라 정해진 일을 집중해서 해야 한다는 것이 가장 큰 차이점이었습니다. 특정 단위의 일을 깊이있게 다룰 수 있다는 점에서는 장점이지만, 기관의 전체 영역을 모두 경험할 수 없다는 점은 아쉬운 점입니다.
Q2. 대통령기록관에서 담당했던 업무 중에 가장 기억에 남는 일은 무엇인가
A2.대통령기록의 분류 및 평가체계를 설계했던 일입니다. 제가 대통령기록관에 왔을 때 문제의식 중 하나는 아카이브인 대통령기록관만의 분류 체계가 없다는 것이었습니다. 물론 생산기관의 조직설계가 업무기능에 기반하는 것이기만 하지만, 생산기관에서 조직별 분류에 따라 이관한 상태를 아카이브의 분류체계로 정리하지 못하고 그대로 두는 것은 기록의 보존이나 서비스 측면에서도 바람직한 것은 아니었습니다. 그래서 아카이브만의 분류 체계를 만들어 기록을 보다 효율적으로 관리하고 차기 대통령기록물 생산기관에도 적용하는 것을 목표로 분류체계 설계를 진행했습니다. 먼저 보좌기관을 중심으로 16대부터 18대까지 대통령기록물 생산현황을 분석했습니다. 이에 맞춰 기록물 생산배경인 단위과제를 분석했습니다. 그리고 실제 생산한 기록물을 단위과제에 매핑시키는 작업을 진행했습니다. 동시에 그간의 생산조직의 변천 연혁도 정리했습니다. 각 비서실 등 생산 조직의 변천연혁을 알아야 기록물의 생산배경을 이해할 수 있기 때문입니다. 연혁의 정확도 등의 문제로 인해 국민들에게 서비스하지는 못했지만 기록의 생산맥락을 이해하는데 큰 도움이 되었습니다. 분류 체계의 설계가 실제 대통령기록관의 기록물 분류체계에 그대로 적용되지 못했다는 것은 여전히 아쉬움으로 남지만 향후 대통령기록물을 관리하는 우리 대통령기록관 전문가들이 기록물의 생산배경과 맥락을 이해하는데 큰 도움을 줄 수 있지 않을까 생각하고 있습니다.
Q3. 제19대 대통령 전자기록물 이관의 특징과 성과는
A3. 제19대 대통령 전자기록물 이관을 이해하기 위해서는 제16대부터 이어진 배경을 먼저 이해할 필요가 있습니다. 대통령 전자기록물 이관이 처음 시도된 제16대 대통령기록물 이관은 지금까지 이어진 이관 및 보존의 틀을 설계했다고 볼 수 있습니다. 현재까지 이어진 NEO(NAK's Encapsulated Object, 전자기록 원문, 문서보존포맷, 메타데이터, 전자서명을 XML(Extensible Markup Language)을 이용하여 하나의 정보패키지로 묶은 포맷) 포맷이라든지, 기록관리시스템을 통한 이관 프로세스라든지, 웹 기록물의 완전형 이관 등 현재는 당연시되고 있는 다양한 이관 방법이 당시 처음으로 시도됐습니다. 그러한 시도가 추후 표준과 지침 등으로 확인되고 정립되었다고 볼 수 있습니다. 이번 제19대 대통령기록물 이관도 그러한 배경 위에서 좀 한 걸음 더 전진한 것으로 이해하는 것이 바람직합니다. 이번 제19대 대통령기록물도 최초의 대통령기록물 이관이 그랬던 것처럼 앞으로 공공기록물 관리 영역에 많은 영향을 미칠 수 있는 다양한 방식이 시도됐습니다. 최근 행정정보데이터세트 이관 방식으로 지정된 SIARD((Software Independent Archiving of Relational Databases, 스위스 연방기록보존소에서 개발한 행정정보데이터세트의 장기보존을 위한 이관도구) 방식을 적용하여 최초로 이관하였고, 장기보존포맷에 최초로 NEO3 방식을 적용해 보다 효율적으로 기록물이 보존되고 향후 활용될 수 있도록 기반을 조성했습니다. 또한 웹 기록물에 있어서는 기존의 완전형 이관을 보완해 줄 수 있는 또 다른 형태의 완전형 이관방식인 OVF(Open Virtualization Format, 개방형 가상화 포맷)을 시범 적용했으며, SNS 수집관리시스템을 통해 SNS를 API(Application Programming Interface)를 통해 수집 및 서비스 한다는 점도 큰 성과라고 할 수 있습니다.
Q4. 제19대 대통령 전자기록물, 앞으로 어떻게 활용할 수 있나
A4. 먼저 이번 제19대 대통령 청와대 웹사이트와 국민청원 웹사이트를 퇴임 종료 직후에 바로 서비스했습니다. 그간은 환경의 조성과 콘텐츠의 확인을 위해 빨라도 몇 주 이상 소요되던 것을 조기에 모든 준비를 완료해 임기 종료와 동시에 서비스할 수 있었습니다. 이는 대통령기록물 이관을 위한 준비 기간이 6개월에서 1년으로 늘었다는 제도적인 변화, 다양한 기술의 시도, 예비이관, 최종이관 등의 사전준비 요인이 긍정적으로 작용한 결과였습니다. 또한 이렇게 이관된 기록물은 앞으로 데이터 형태로 변환되어 서비스 할 경우 많은 부가가치를 창출할 수 있다고 믿습니다. 예를 들어 제19대 대통령비서실에서 운영한 국민청원 웹기록물에 담긴 데이터를 다양한 주제로 재구성한다면 당시 사회를 이해할 수 있는 중요 데이터로 사용될 수 있을 것입니다. 현재 대통령기록관은 데이터를 관리하기 위한 DAMS(Data Archive Management System)를 구축하고 가동하고 있습니다. 아직 시작 단계이기는 하지만 이러한 시스템을 통해 웹, 행정정보데이터세트 등의 데이터가 분석되고, 서비스된다면 기록물의 활용가치는 더욱 다양해질 것입니다. 이번 이관을 통해 기술적인 가능성은 이미 일정 부분 확인되었기 때문에 이러한 일들이 그리 먼 미래의 일은 아닐 것입니다. 그러기 위해서는 데이터형 기록물의 생산맥락을 알 수 있는 다양한 부가 정보를 함께 이관해야 한다는 과제도 남겨져 있습니다.
Q5. 앞으로의 계획은
A5. 대통령기록관은 그동안 단순히 대통령기록물을 관리하는 기관을 넘어 공공기록관리에 다양한 의미의 선구적인 역할을 해왔다고 생각합니다. 현재 많은 공무원들이 기록생산 도구로 사용하는 온나라 업무관리시스템은 제16대 대통령비서실에서 개발한 e지원 시스템을 모체로 하고 있습니다. 앞에서 이야기 한것처럼 지금 공공기록물 이관의 당연시 된 3단계(처리과 - 기록관 - 영구기록물관리기관) 프로세스 또한 대통령기록물을 이관하며 정립된 체계입니다. 그리고 대통령기록물 이관방식이 곧 공공기록물관리의 표준과 지침이 되는 여러 선진사례를 제공했습니다. 이렇듯 대통령기록관의 업무는 공공기록관리의 최전선에 있다는 생각을 합니다. 그런데 이제 그것을 넘어 세계 전자기록물 관리를 선도하는 한국의 대통령기록관리가 되어야 겠다는 생각을 합니다. 우리가 익히 기록물관리 선진국으로 이해하는 영국, 프랑스 등 유럽 국가들도 쉽게 시도하지 못하고 있는 웹 기록물의 완전형 이관 방식은 한국 대통령기록관이 유일하다고 알고 있습니다. 비록 장기보존에 대한 문제가 남아있지만 이 또한 개선할 수 있는 문제라고 생각합니다. 이러한 사례를 더욱 발전시키는 것이 기록전문가의 사명이라는 생각을 합니다
대통령기록관 소식지 온기는 앞으로도 대통령기록관 기록관리전문가의 목소리를 전하기 위해 노력하겠습니다
