대통령기록관 분류체계를 참고하여 분석 대상 기록에 대한 개요 조사를 시작으로 기록군 구조 분석과 현 대통령기록관의 기록 분류체계 검토, 기능 및 프로세스 분석 및 실물기록 조사·분석을 통해 현재의 기록 분류체계를 보완하였다.
실물기록 조사·분석은 ‘개별업무시스템 말씀록 DB’ 기록은 기록의 특성을 반영하여‘장소’, ‘참석자(직위명)’, ‘주요 키워드’, ‘내용 요약’을 조사·수행하였고, ‘기록관리시스템 구축 운영’, ‘기록관리 혁신점검, 제도개선’등 20개 기능은 ‘주요 키워드’, ‘내용 요약’을 중심으로 기록을 조사하였다.
업무기능 분석과 실물기록 조사·분석 결과를 토대로 현 분류체계 이전에 위치하여 기능할 수 있는 5개의 상위 분류체계를 설정했다.
첫째, ‘말씀록 관리’는 기존 대통령국정 말씀록 관리, 개별업무시스템 말씀록 DB 기능을 포괄한다.
먼저 개별업무시스템 말씀록 DB에는 대통령의 국정 운영 철학을 엿볼 수 있는 기록으로 다양한 행사에서 행한 대통령의 말씀 기록을 확인 할 수 있다. 대통령 국정 말씀록 관리에서는 주로 대통령 국정 말씀록 작성 방안, 맞춤법 학습자료, 교정업무 등과 관련된 기록을 확인 할 수 있다.
| 말씀록관리 | |||
|---|---|---|---|
| 개별업무시스템 말씀록DB | 26 | 대통령국정 말씀록관리 | 1 |
둘째, ‘기록관리혁신’은 기록관리혁신 점검, 제도개선에 대한 기능을 명명한 것이다.
기록관리 혁신이 본격적으로 전개된 2004년 8월부터 2005년 10월 이후 참여정부 대통령기록이 이관 완료된 2008년 2월까지의 기록관리 혁신과 관련된 기록, 즉 ‘기록관리혁신 로드맵’, ‘공공기록법 개정’, ‘대통령 기록법 제정’, ‘대통령기록관 건립’등과 관련된 기록을 확인할 수 있다.
| 참여정부 기록관리혁신 | |
|---|---|
| 기록관리혁신 점검, 제도 개선 | 39 |
셋째, ‘기록 수집·이관’은 관련 대통령 행사 기록 수집·관리, 대통령기록물 인계인수, 기록물 수집 이관, 기록물관리 점검 교육 등을 포괄한다. 대통령 행사 기록 수집, 관리 기록이 가장 많이 생산된 것으로 보아 당시 대통령 행사기록물 수집에 많은 노력을 기울인 것을 생산된 기록을 통해 확인할 수 있다.
| 기록 수집이관 | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 대통령 기록물 인계 인수 |
1 | 기록물 관리 점검, 교육 | 6 | 대통령 행사 기록 수집 관리 |
7 | 기록물 수집 이관 |
3 | 기록물 정리 서고 관리 |
5 |
넷째, ‘기록관리시스템 구축’은 기록관리시스템 구축, 운영 기능을 명명한 것이다.
참여정부의 기록관리시스템에 대한 혁신은 기록의 생애주기별로 확인이 가능하다.
①현용단계 – e지원시스템 구축, ②준현용단계 – 기록관리시스템(RMS) 구축, ③비현용단계 – 대통령기록영구관리시스템(PAMS) 구축으로 여기에서는 대다수의 기록이 ‘준현용단계 – 기록관리시스템 구축’에 치중되어 있다.
| 기록관리시스템 구축 | |
|---|---|
| 기록관리시스템(RMS) 구축, 운영 | 6 |
다섯째, ‘부서업무’ 기록은 행정정보공개제도 운영, 지시사항 관리 기능을 포괄한다.
| 부서업무 | |||
|---|---|---|---|
| 행정 정보 공개 제도 운영 | 8 | 지시사항 관리 | 2 |