‘기능분류’는 해당 대통령기록을 생산된 업무기능(대통령기록관 기능 분류체계)에 따라 맵핑한 것으로 기록물 검색 및 열람을 위한 참고자료이다.
‘기록건명’은 기록관리의 가장 작은 단위를 말하며, 하나의 기록건은 여러 개의 컴포넌트(첨부파일)로 구성될 수 있다. 일반적으로 기록관리의 기본 단위는 ‘기록철-기록건-컴포넌트’로 구성된다.
‘분야’는 해당 대통령기록을 생산조직 등을 참고하여 분야별로 분류한 것(생산기관 원질서)으로 기록물 검색 및 열람을 위한 참고자료이다. ‘분야’정보를 통해 기록을 생산한 부서를 명확히 파악할 수 있고, 필요시 해당부서 및 상위부서의 유관기록 연구를 통해 기록의 생산맥락을 보다 더 분명히 파악할 수 있다.
‘생산기관’은 대통령기록물생산기관(레코드그룹)을 말한다. 크게 보좌기관(대통령실 및 대통령비서실), 경호기관(대통령경호처), 자문기관(대통령직속위원회 등)으로 구분된다. 대통령기록물 분류체계의 예시는 다음과 같다. “레코드그룹(대통령비서실)-서브레코드그룹(비서실장실)-서브서브레코드그룹(총무팀)-시리즈(총무비서관실)-서브시리즈(인사담당행정관실)-파일(고위 공무원단 운영)-기록철(고위공무원단 교육)-기록건(고위공무원단 역량평가대상자 추천)”
‘생산일자’는 기록물이 생산(등록)된 일자를 말한다. 컴포넌트(첨부문서) 상의 생산일자와는 다를 수 있다.
‘기록철명’은 관련 기록물을 함께 담아 관리하는 기록물 묶음의 기본단위로 기록관리에서 가장 기본이 되는 계층으로 기록 철은 관련 기록건으로 구성된다.
‘단위과제명’은 정부기능분류체계(정책 분야－정책 영역－대기능－중기능－소기능－단위 과제)의 최하 단위로 법적 근거 등에 의해 수행해야 하는 기능을 세분화한 업무 영역이다. 단위과제 레벨에서 기록물분류기준(단위과제-기록철-기록건)과 맵핑된다.
‘공개여부’는 대통령기록관의 규정에 따라 기록물은 공개, 부분공개, 비공개로 나뉜다.
‘보존기간’은 대통령기록물의 경우도, 통상 공공기록물법에 따라 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구를 따르고 있다.
‘입수유형’은 이관, 수집, 기증 등으로 입수유형을 말한다. 대부분의 대통령기록물은 대통령기록물법에 따라 대통령임기 종료 전 대통령기록관으로 이관된다.
‘이관일’은 해당 대통령기록물이 대통령기록관으로 입수된 일자이다.
‘생산시스템’은 대통령기록물이 생산된 시스템의 유형을 말하며 업무관리시스템(e지원시스템, 위민시스템), 신전자문서시스템, 개별업무시스템 등이 있다.
‘기록형태’는 문서, 시청각(사진, 동영상 등), 행정박물, 대통령선물, 행정정보데이터세트, 웹기록 등 다양한 유형으로 생산되는 대통령기록물의 형태를 말한다.
‘기록유형’은 대통령기록물생산시스템에서 생산된 기록물의 구체적인 유형으로 문서카드, 메모, 일지, 일정 등 다양한 방식으로 생산된다.
문서형태의 대통령기록물은 일반적으로 문서 본문과 첨부파일로 이루어져 있으며, 주요 정보는 첨부파일(컴포넌트) 문서에 포함되어 있는 경우가 대부분으로 ‘첨부파일’은 이를 말한다.
‘연관기록’은 해당 대통령기록물과 연관된 대통령기록으로 이용자의 열람 편의를 위해 제안한 것이다.