행정안전부 대통령기록관

17대 대통령기록물 이관

추진 개요

대통령기록물 이관은 대통령, 대통령의 보좌·자문·경호기관, 대통령직인수위원회 등 법령이 정한 대통령기록물생산기관의 기록물을 이관 받는 업무이다. 이관업무는 대통령기록물생산기관의 기록물 생산·관리체계 구축을 지원함으로써 대통령의 직무수행 과정이 체계적으로 기록화 되게 하고, 임기 종료 시 생산된 기록물이 대통령기록관으로 누락 없이 이관되도록 하는 업무이다.

이관업무는 17대 대통령기록물생산기관을 대상으로 한 기록물 관리 실태조사 및 기록물 보유현황 조사, 기록관리시스템 운영현황에 대한 사전조사, 전자기록과 웹기록 이관방식에 대한 간담회 등의 과정을 거쳐 추진하였다. 또한 각 기관별·기록물 유형별로 이관일정을 협의하여, 2∼3차례에 걸쳐 분할 또는 조기 이관을 실시하는 방안을 수립·추진하였으며, 18대 대통령직인수위원회도 해당 업무 종료 후, 대통령기록관으로 기록물 이관을 완료하였다.

추진내용 및 성과

가. 이관추진

17대 대통령기록물의 본격적인 이관준비를 위하여 대통령기록관에서는 2012년 9월부터(대통령기록물관리법 제11조 4항) 대통령실 기록관에 인력파악 등 이관지원 및 이관준비를 실시하였다. 2012년 12월 ｢대통령기록물 이관 합동 간담회｣ 개최를 시작으로 본격적인 전자와 비전자 대통령기록물의 조기이관이 추진되었다. 이 중 웹기록은 대부분의 생산기관의 기록물이관 실무자와 웹기록물 이관 담당자가 별로도 구분되어 있어 ｢웹기록 이관 관계자 간담회｣를 개최 하였다(’13.1.21). 웹기록 업무담당자 및 유지보수 담당자 등 총 37여 명이 참석하였고, 웹기록 이관 방법 및 웹기록 담당자의 조치사항 안내, 웹기록의 범위, 사전 준비사항 등의 정보를 공유하였고, 이관 세부추진 사항안내 및 협조사항 등의 순서로 간담회가 이루어 졌다. 2012년 9월부터 이루어진 본격적인 대통령기록물 이관 준비, 이관계획수립 및 조기이관 추진이 시작되어 2013년도 임기말(2.24)까지 기록물이관을 추진하였다.

나. 이관결과

17대 대통령기록물생산기관은 보좌기관 1개(대통령실), 경호기관 1개(경호처), 대통령직인수위원회(대통령인수위), 자문기관 등 총 29개 기관에서 전자·비전자 문서, 시청각, 행정박물, 웹기록 등 총 1,088만건이 이관이 완료되었으며 표로 나타내면 다음과 같다.

<표> 17대 대통령기록물 이관 결과

※ 정리·등록 등이 완료되지 않은 통계이며 정리과정에서 변동 될 수 있음

다. 후속조치

17대 대통령기록물의 분산 이관계획에 따른 효율적인 정리방안을 수립하고, 매체별, 유형별 기록물의 신속한 후속처리 등을 위한 일정계획 및 업무분담조직, 인력 운영 계획을 수립하여 후속처리 방안을 마련하였다.

이관된 전자기록물은 1차 바이러스 검사(2회) 후, 격리보관, 2차 바이러스 검사 후 PAMS에 탑재하게 되며, 이후 육안검사를 실시하였다. 종이문서 등 비전자기록은 검수 등의 확인절차를 거쳐, 철·건 등록을 진행하였는데, 대통령기록관내의 일용인력을 활용하는 직접사업방식과, 민간 전문업체를 선정 하는 위탁사업방식의 두 가지로 추진되었다. 웹기록은 ｢17대 웹기록 이관 및 서비스 체계 구축｣ 사업을 통하여 대통령기록관 홈페이지(www.pa.go.kr)에서 대국민서비스를 실시 중이다.

대통령기록관에서는 18대 대통령기록물인 18대 인수위원회 기록물의 체계적 이관 및 지원을 위해서 인력을 2명 파견하였으며, 인수위 직원을 대상으로 기록물 정리·등록 및 이관에 대한 기록물관리 전반에 대한 교육을 실시하였다. 18대 인수위가 폐지 된 후 []대통령기록물관리에 관한 법률] 제2조에 따라 대통령직 인수위원회의 기록물을 대통령기록관으로 이관하였으며, 상세내역은 다음 표와 같다.

<표> 18대 대통령기록물 이관 결과

※ 정리·등록 등이 완료되지 않은 통계이며 정리과정에서 변동 될 수 있음

평가 및 발전방향

17대 대통령기록물 이관은 대통령 임기 중 매년 2회에 걸친 대통령기록물생산기관의 기록관리 컨설팅 및 교육과 현장 점검, 간담회 등의 추진과 결과 환류 등을 통해 생산기관과 대통령기록관간의 유기적인 기록관리 업무체계를 구축하여 추진된 이관이라고 평가할 수 있다. 이관 후에는 후속조치 계획을 수립하여 열람빈도가 높은 전자기록물의 안전한 검수 및 대통령기록관리시스템의 등록을 통해 대국민 열람서비스의 기반을 구축하였으며, 종이문서도 2012년 말부터 추진된 조기이관 일정에 맞추어 검수와 정리·등록 작업을 병행하여 이후 분류·열람·활용 등 업무를 진행할 수 있도록 추진 중에 있다. 또한 18대 인수위기록물의 안전한 이관완료와 18대 대통령 출범에 맞추어 대통령기록물생산기관 점검 및 기록관리 현황파악을 통해 생산기관 지원체계 구축을 마련하였다.

대통령기록물이 누락 없이 생산·등록되고 향후 대통령기록관으로 안전하게 이관되기 위해서는 대통령기록물생산기관의 기록물생산자가 대통령기록물의 중요성에 대한 인식이 제고 되어야하며, 대통령기록관에서는 지속적으로 대통령기록물생산기관에 대한 컨설팅, 교육 등의 다양한 방법론을 개발하고 생산기관과의 지속적인 유대관계를 이루어 임기 중에 단계별로 지원 체계를 구축하는 것이 주요 과제이다.

*(출처) 2013 국가기록백서